Otázka: Jaký máte názor na podrobnost diskuzí v zápisech z jednání rady či zastupitelstva města? Dle jednacích řádů zveřejňujeme i zápis z rady.

Odpověď:

Souhlasíme s názorem ministerstva vnitra, které v metodickém materiálu uvádí, že „ze zápisu ze zasedání zastupitelstva obce by mělo být patrno, o jaké věci se v rámci připraveného (případně doplněného) bodu programu jednalo, jaký byl průběh projednávání příslušného bodu (postačí stručně) včetně rozpravy a vystoupení přítomné veřejnosti, podané protinávrhy a hlasování o nich. Doporučujeme tedy průběh hlasování zaznamenat v širší podobě, tedy jako průběh projednávání, neboť pouze z takto pořízeného zápisu lze předejít budoucím pochybnostem ze strany odpůrce (nesouhlasícího) pořízeného zápisu.“

Pokud bude zápis velmi stručný, nebude to mít vliv na zákonnost a platnost přijatých rozhodnutí, nicméně takový zápis může kupř. dostat obec u soudu do důkazní nouze. Pokud se nepořizuje audiozáznam, který by se uchovával, pak jednoznačně doporučujeme, aby zápisy byly (ačkoliv to zákon o obcích neukládá) pořizovány v takovém rozsahu a kvalitě, aby z nich i nezúčastněná osoba mohla bez problémů seznat, o čem se vedla debata, jaké byly argumenty a proč bylo nakonec dané usnesení přijato nebo nepřijato.

Pokud zveřejňujete oba zápisy (ZM i RM), musíte je anonymizovat, problém tedy není v rozsahu zaznamenané debaty, ale jen a pouze v citlivých osobních údajích, které by neměly být zejm. v případě RM veřejné. Zveřejňování těchto údajů by mohlo vést ke vzniku odpovědnosti obce za porušení pravidel GDPR.

Ministerstvo vnitra k tomu poznamenává: „Je třeba upozornit, že pokud obec zveřejní zápis ze schůze rady obce (nebo i jen přijatá usnesení ze schůze rady obce) na úřední desce obecního úřadu, je její povinností zachovat ochranu osobních údajů. Totéž se týká zveřejnění na internetových stránkách obce…Při zpřístupnění zápisu nebo usnesení ze schůze rady obce„veřejným“ způsobem, tedy na internetu, na úřední desce obecního úřadu, v obecním periodiku apod., je nutno začernit (anonymizovat) osobní údaje, jako je u fyzických osob např. rodné číslo a bydliště, jméno a příjmení. U jména a příjmení bude záležet na velikosti obce a četnosti těchto jmen v dané obci – tj. možnosti identifikovat konkrétní osobu.

Doporučujeme však výslovně uvést k takovému dokumentu zmínku, že jde o zkrácený, resp. anonymizovaný zápis či usnesení. Je však nutno podotknout, že jsou-li zápis či usnesení ze schůze rady obce zpřístupněny občanovi obce (ať již na základě využití práva občana obce dle ustanovení § 16 zákona o obcích, či zákona o svobodném přístupu k informacím), je třeba občanovi obce poskytnout neanonymizovanou verzi takového dokumentu. V případě poskytnutí takového dokumentu jiné osobě než občanovi obce, bez ohledu na způsob, je nutno poskytnout verzi anonymizovanou (srov. rozsudek Nejvyššího správního soudu 6 As 40/2004 ze dne 25. srpna 2005).“

TENTO DOTAZ BYL ZVEŘEJNĚN V RÁMCI NAŠÍ VÝZVY: 365 ČLÁNKŮ NEBO DALŠÍ KOČKA. PŘIJÍMÁME DOTAZY K ÚZEMNÍMU PLÁNOVÁNÍ, KTERÉ ZDARMA ZODPOVÍME.