Od počátku roku 2024 je účinná novela zákona o obcích, která kromě dalších změn přináší výslovnou možnost, aby zasedání rady i zastupitelstva obce mohlo být konáno distanční formou. Jedná se o příležitost pro obce i města, aby ve svých jednacích řádech tuto možnost konání zasedání upravily a rozšířily možnosti konání usnášeníschopného zastupitelstva i např. v období letních prázdnin. Vedle toho lze za žádoucí označit zakotvení možnosti účasti zastupitele, který je nemocný či se z důležitých důvodů nemůže v daném termínu zdržovat v místě zasedání, alespoň „na dálku“.

Jaký byl stav před novelou?

Faktem je, že v návaznosti na pandemii v letech 2020-2022 se možnost konání distančního zasedání zastupitelstva obce uznávala již nyní. Vycházelo se z toho, že zákon o obcích stanoví pro usnášeníschopnost povinnost přítomnosti zastupitele v reálném čase (s možností sledovat průběh zasedání a reagovat na něj) bez nutnost osobní přítomnosti na místě, kde se zasedání koná. Konání zasedání prostřednictvím videokonference si tak řada samospráv v uvedeném období již vyzkoušela.

Naopak se z regulace obsažené v zákoně o obcích dovozovalo (a na tom se novelou nic nemění), že není možné hlasování zastupitelstva korespondenční formou (tzv. per rollam).

Jak novela vymezuje „účast distančním způsobem“?

Novela zákona o obcích, kterou 15. 12. 2023 podepsal prezident, vymezuje distanční účast na zasedání jako účast „s využitím technického zařízení pro přenos obrazu a zvuku“. Jednoznačně je tak stanoveno, že nestačí účast prostřednictvím telekonference, ale je nutné zajistit videokonferenci.

Novela dále stanoví, že distanční účast musí být zatím vždy jen „možností“, nesmí se jednat o „povinnost“. Musí tedy být zachována možnost, aby se kdokoliv účastnil zasedání zastupitelstva osobně a tedy je nutné nadále informaci o plánovaném zasedání zastupitelstva (vč. jeho konkrétního místa) zveřejnit nejméně 7 dní předem na úřední desce, případně také jiným vhodným způsobem (§ 93 zákona o obcích).

Zásadní je úprava v jednacím řádu

Konání zasedání zastupitelstva distanční formou je od 1. 1. 2024 možné jen tehdy, pokud jednací řád obce tuto možnost výslovně připustí. Vedle toho ovšem jednací řád musí upravit podmínky této účasti. Samostatně mohou být nastavena (ne)možnost distanční účasti pro veřejnost a zvlášť pro zastupitele. Vždy ale musí být úprava dostatečně podrobná pro to, aby bylo jasné, za jakých podmínek, kdy a jakým způsobem se bude distanční účast realizovat.

Pokud možnost distanční účasti na zasedání zastupitelstva jednací řád připustí, má obec povinnost o ní informovat v rámci plnění své povinnosti podle § 93 odst. 1 zákona o obcích. To bude obzvlášť důležité tehdy, pokud z úpravy v jednacím řádu nebude předem zřejmé, zda se v konkrétním termínu zasedání možnost zasedání formou videokonference připouští, nebo ne.

Možnost distančního konání zasedání totiž může být vázána také např.  na rozhodnutí svolavatele (starosty) nebo na splnění jiných podmínek (žádost stanoveného počtu zastupitelů, objektivní důvody, které brání určitému zastupiteli zúčastnit se zasedání prezenčním způsobem apod.).

Podle § 92 odst. 2 zákona o obcích platí, že jestliže v průběhu zasedání zastupitelstva není přítomna nadpoloviční většina všech členů zastupitelstva obce, ukončí předsedající zasedání zastupitelstva obce. Bude tak vhodné do jednacího řádu zakotvit určitý mechanismus přerušení zasedání např. v situaci krátkodobého technického problému (kdy se distančně účastnící zastupitelé stanou najednou „nepřítomnými“), aby v jeho důsledku nebylo nutné hned zasedání zastupitelstva ukončit.

Je potřeba dbát pozor také na ochranu osobních údajů

V souvislosti s konání zasedání zastupitelstva distančním způsobem je na místě myslet také na ochranu osobních údajů. Z GDPR není potřeba dělat „ďábla“, současně by ale nemělo docházet k situacím, kdy např. zastupitel účastnící se distančním způsobem ukazuje v rámci kontroly přítomnosti a usnášeníschopnosti zastupitelstva občanský průkaz na kameru, která to snímá a ukazuje všem přítomným, vč. veřejnosti.

Videozáznamy již ze zasedání zastupitelstva pořizuje řada obcí již nyní, zde již tedy existuje poměrně dostatečné povědomí o tom, jakým způsobem má obec při zpracovávání osobních údajů postupovat.

Závěrem

Domníváme se, že ve 21. století je žádoucí, aby samosprávy možnost konání zasedání zastupitelstva distančním způsobem ve svých jednacích řádech upravil a nastavily rozumné podmínky, které umožní účast nejen zastupitelům či veřejnosti, kterým v osobní účasti v místě zasedání brání zdravotní problémy, ale také např. pracovní vytíženost. Jde o opatření, které má potenciál snížit riziko, že zasedání zastupitelstva nebude usnášeníschopné a obec nebude moci projednat otázky důležité z hlediska jejího rozvoje a zájmů.

Text novely v podobě schválené poslaneckou sněmovnou je dostupný zde.

Jednoduchý manuál k otázce distančního konání zasedání zastupitelstva najdete zde.

Připravujete se na možnost zakotvit distanční účast na zasedání zastupitelstva? Rádi Vám s návrhem úprav jednacího řádu pomůžeme!