Otázka: Zapisovatelka (zastupitelka) vytvoří zápis, pak ho posílá k připomínkování všem zastupitelům. Podle mě je to chyba, protože se pak může změnit znění třeba i usnesení, než bylo opravdu schvalováno. Může se do zápisu před jeho předáním ověřovatelům takto zasahovat?

Odpověď:

V metodice ministerstva vnitra najdeme podobnou otázku: „Co je považováno za zápis ze zasedání zastupitelstva obce? Při zasedání se vyhotoví prvotní ruční zápis zapisovatelkou. Ten se poté přepisuje na počítači do složky zápisů zasedání zastupitelstva obce a následuje usnesení z tohoto zasedání. Občanu je ale pouze předložen zápis a usnesení zaznamenaný v počítači. Prvotní zápis nikoliv. Ověřovateli zápisu totiž není předložen prvotní originál zápisu, ale až takto přepsané zápisky zapisovatelky (jsou to údajně jen „poznámky zapisovatelky“). Co máme tedy předložit občanovi obce, který se dostaví nahlédnout do zápisu?“

K ní ministerstvo dovozuje: Za pořízený zápis je nutno považovat takový, který je podepsán starostou, příp. místostarostou, a ověřovateli. Je již na samotné obci, zda budou pořizovat zápisy ručně psané či budou zápisky zapisovatelky následně předepsány do počítače a pouze tato forma bude podepisována určenými osobami, které následně osvědčí svým podpisem správnost zápisu. V tomto druhém případě jsou pak ručně psané zápisky zapisovatelky zcela bez právního významu.

Do značné míry odpověď platí i pro případ z položené otázky. Je tedy na starostovi (místostarostovi) a ověřovatelích, zda různě přepisovaný zápis podepíší a je na ostatních zastupitelích, zda proti němu podají námitky. Jestli je zápis podepsán a zastupitelé se proti němu nebrání námitkami nebo nebudou-li si na tento postup stěžovat u ministerstva vnitra, pak se řádně podepsaný zápis považuje za správný, i když vznikl tímto způsobem.

Podle našeho názoru by takto zápis být pořizován ale neměl. Ideální by samozřejmě bylo pořizovat zvukový záznam z jednání zastupitelstva, aby bylo možné doložit, jak konkrétně probíhala na zastupitelstvu debata a hlasování. To by měl vyřešit jednací řád.

TENTO DOTAZ BYL ZVEŘEJNĚN V RÁMCI NAŠÍ VÝZVY: 365 ČLÁNKŮ NEBO DALŠÍ KOČKA. PŘIJÍMÁME DOTAZY K ÚZEMNÍMU PLÁNOVÁNÍ, KTERÉ ZDARMA ZODPOVÍME.